Penjaminan mutu

Jelaskan kebijakan, sistem, dan pelaksanaan penjaminan mutu pada program studi, termasuk penjaminan mutu dari badan akreditasi selain BAN-PT .

Untuk melaksanakan sistem penjaminan mutu di Prodi Maksi pada khususnya dan Sekolah Pascasarjana serta UMS pada umumnya, telah dikeluarkan berbagai kebijakan Rektor dan Direktur Pascasarjana.

Kebijakan Rektor tentang sistem penjaminan mutu di UMS, tertuang dalam:

  1. Surat Keputusan Rektor Tahun 2005, untuk membentuk Lembaga Penjaminan Mutu dan pengelolanya di tingkat Universitas, serta Surat Keputusan Rektor tentang Pengangkatan Kepala Penjaminan Mutu di masing-masing prodi seluruh Fakultas/ Prodi di UMS.  Fokus utama dari lembaga ini menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SMP-PT) yang didesain oleh Dirjen Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional, serta sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008
  2. Surat Keputusan Rektor Tahun 2011 tentang pembentukan sistem penjaminan mutu, untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2008, di unit kerja Lembaga Penjaminan Mutu, Biro Administrasi Akademik, Biro Adminsitrasi Umum, Maintenance, BP-SDM, dan Perpustakaan.
  3. Surat Keputusan Rektor tentang tim auditor internal untuk  melakukan Monev sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008, secara rutin setiap 3-6 bulan sekali.

Kebijakan Direktur Sekolah Pascasarjana UMS tentang sistem penjaminan mutu di UMS, tertuang dalam:

  1. Surat Keputusan Direktur Program Pascasarjana tahun 2010 untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2008, diseluruh program studi dan unit kerja yang berada di program pascasarjana UMS.
  2. Surat Keputusan Direktur Program Pascasarjana tahun 2010 tentang pengangkatan Manajemen Representatif dan Pengendali Dokumen, sebagai pelaksana sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008.
  3. Surat Keputusan Direktur Program Pascasarjana tahun 2010 tentang tim auditor internal untuk Menjamin pelaksanaan Monev sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008, secara rutin setiap 3-6 bulan sekali.

Sistem penjaminan mutu

UMS secara keseluruhan pada dasarnya bermaksud membangun sistem penjaminan mutu secara terpusat dan terpadu. Untuk itu di tingkat universitas sejak tahun 2005 dibentuk satu unit kerja dengan nama Quality Assurance Centre (sekarang berubah namanya menjadi Lembaga Penjaminan Mutu (LJM)).  Guna membantu tugas-tugas unit LJM tersebut, sedangkan di Prodi Maksi UMS dilakukan oleh Ketua Penjaminan Mutu Program Pascasarjana (KPMPs) sebagai jaminan mutu internal, Program Pascasarsajana memiliki panduan mutu dan standard operation procedure yang memenuhi standar ISO 9001 : 2008. Kemudian dimasing-masing program studi diseluruh UMS diangkat seorang Ketua Penjaminan Mutu Program Studi, dengan tugas pokok: (1) sebagai anggota LJM: (a) Bersama-sama dengan LJM membangun sistem penjaminan mutu di UMS secara keseluruhan; (b) Melaksanakan fungsi monitoring dan evaluasi (monev) bidang tertentu yang ditugaskan pimpinan universitas; (c) Berkoordinasi dengan LJM untuk melaksanakan tugas-tugas di tingkat program studi; (2) Sebagai elemen Jurusan/ Prodi: (a) Membantu pimpinan dalam membangun sistem penjamu di Program Studi; (b) Melaksanakan fungsi monitoring dan evaluasi bidang tertentu yang ditugaskan pimpinan Program studi; (c) Membantu pimpinan dalam pembuatan dan penyempurnaan dokumen manual prosedur dan instruksi kerja; (d) Membantu pimpinan dalam membangun mekanisme dan instrumen perekaman data aktivitas akademik staf pengajar yaitu pengajaran, penelitian, penulisan artikel, pengabdian kepada masyarakat; (e) Melakukan monitoring dan evaluasi kinerja di tingkat jurusan seperti: mencatat temuan-temuan dalam penyelenggaraan PBM, melengkapi quality board.

 

Pembangunan dan pengembangan penjaminan mutu yang dilakukan LJM sejak tahun 2005, mengacu pada Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SMP-PT) yang didesain oleh Dirjen Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional.  Untuk mendukung sistem tersebut, sejak tahun 2006 (dan kemudian direvisi pada tahun 2009) UMS (melalui LJM) telah membuat dokumen mutu Universitas Muhammadiyah Surakarta, yang terdiri atas:

  1. Kebijakan Mutu.
  2. Sasaran Mutu,
  3. Prosedur Mutu Sistem, yang meliputi:

a.       Prosedur Mutu Sistem Pengendalian Dokumen dan Data (PM-UMS/01)

b.      Prosedur Mutu Sistem Tinjauan Manajemen (PM-UMS/02)

c.       Prosedur Mutu Sistem Pengendalian Catatan Mutu (PM-UMS/03)

d.      Prosedur Mutu Sistem Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PM-UMS/04)

e.       Prosedur Mutu Sistem Audit Internal (PM-UMS/06)

  1. Prosedur Mutu Aktivitas Standar (Standard Operating Procedure, SOP). Adapun SOP-SOP yang telah dibuat dan dijalankan adalah:

a.       Prosedur Aktivitas Akademik

1)      Input Perkuliahan

a)      Identifikasi Proses Kegiatan Akademik Universitas Muhammadiyah Surakarta

b)      Prosedur Sistem Mutu Pembelajaran (PSM-PBM-UMS-P3AI-09; kode lama)

c)      Prosedur Kerja Rekam Data Pelaksanaan PBM (PK-UMS-KaPMP-09; kode lama)

d)     Prosedur Promosi Penerimaan Mahasiswa Baru (PIK-UMS/01)

e)      Prosedur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (Jalur Prestasi dan Reguler) (PIK-UMS/02-03)

f)       Prosedur Registrasi dan Pengunduran Diri Mahasiswa Baru (PIK-UMS/04)

g)      Prosedur Pelaksanaan Masa Ta’aruf (MASTA) (PIK-UMS/05)

h)      Prosedur Program Pengenalan Akademik (PPA) (PIK-UMS/05)

i)        Prosedur Penerimaan Mahasiswa Transfer (PIK-UMS/06)

j)        Prosedur Rekrutmen Dosen (PIK-UMS/08)

k)      Prosedur Rekrutmen Karyawan (PIK-UMS/09)

2)      Proses Perkuliahan

a)      Prosedur Pengembangan Kurikulum (PPK-UMS/01)

b)      Prosedur Penyusunan Silabi dan RMP (PPK-UMS/02)

c)      Prosedur Pembimbingan Akademik (PPK-UMS/08)

d)     Prosedur Persiapan Perkuliahan (PPK-UMS/10)

e)      Prosedur Pelaksanaan Perkuliahan (PPK-UMS/10)

f)       Prosedur Kerja Praktek/Praktek Belajar Lapangan (PPK-UMS/12)

g)      Prosedur Tugas Akhir/Skripsi (PPK-UMS/13)

h)      Prosedur Review Soal Ujian (PPK-UMS/14)

i)        Prosedur Pelaksanaan dan Sistem Pengawasan Ujian (PPK-UMS/15-16)

j)        Prosedur Koreksi Hasil Ujian dan Pengolahan Nilai (PPK-UMS/17)

k)      Prosedur Yudisium Nilai Semester (PPK-UMS/18)

l)        Prosedur Mahasiswa Drop Out (PPK-UMS/20)

m)    Prosedur Cuti Kuliah Sementara (PPK-UMS/21)

n)      Prosedur Berhenti Kuliah (PPK-UMS/21)

o)      Prosedur Pemberhentian Mahasiswa Bermasalah (PPK-UMS/22)

p)      Prosedur Pengajuan Rencana Pengembangan Program Studi (RPPS) (PPK-UMS/30)

q)      Prosedur Pengajuan Rencana Pengembangan Fakultas (RPF) (PPK-UMS/31)

r)       Prosedur Pencairan Anggaran RIT RPPS-RPF (PPK-UMS/32)

s)       Prosedur Pelaporan RPPS (PPK-UMS/33)

t)       Prosedur Pelaporan RPF (PPK-UMS/34)

u)      Prosedur Mahasiswa Pindah ke Perguruan Tinggi Lain (PPK-UMS/35)

v)      Prosedur Pelaksanaan Semester Pendek (PPK-UMS/36)

w)    Prosedur Penilaian Kinerja Dosen (PPK-UMS/37)

3)      Output Perkuliahan

a)      Prosedur Yudisium Wisuda (POK-UMS/01)

b)      Prosedur Wisuda Strata 1 dan Diploma (POK-UMS/03)

c)      Prosedur Legalisir Ijazah dan Transkrip (POK-UMS/06-07)

b.      Prosedur Aktivitas Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat

1)      Prosedur Pengusulan Proposal Penelitian (PP2M-UMS/01)

2)      Prosedur Pengusulan Proposal Pengabdian (PP2M-UMS/02)

3)      Prosedur Penilaian Proposal Penelitian Dana Internal UMS (PP2M-UMS/03)

4)      Prosedur Penilaian Proposal Pengabdian Dana Internal UMS (PP2M-UMS/04)

5)      Prosedur Pelaporan Hasil Penelitian dan Publikasi Ilmiah (PP2M-UMS/05)

c.       Prosedur Aktivitas Administrasi Umum

1)      Prosedur Pengadaan Barang RPPS/RPF (PAU-UMS/01)

2)      Prosedur Pemeliharaan dan Perawatan Gedung (PAU-UMS/02)

3)      Prosedur Pemeliharaan dan Perawatan Instalasi Air (PAU-UMS/03)

4)      Prosedur Pemeliharaan dan Perawatan Taman dan Lingkungan (PAU-UMS/04)

  1. Instruksi Kerja, yang telah dibuat dan dijalankan adalah:

a.       Instruksi Kerja Input Data Monitoring PBM (IK-IDMP/UMS/LJM/09 atau IK-UMS-KaPMP-01)

b.      Instruksi Kerja Access Data Monitoring PBM (IK-UMS-KaPMP-02)

c.       Instruksi Kerja Peng-input-an Nilai (IK-UMS-KaPMP-03)

 

Pada bagian lain sejak tahun 2009 Program Pascasarjana UMSmulai merencanakan untuk memperbaiki sistem manajemen program pascasarjana, melalui sertifikasi ISO 9001:2008, dengan tujuan utama memperbaiki pelayanan seluruh progam studi di program pascasarjana, sehingga dapat meningkatkan kepuasan mahasiswa dan stakeholder lainnya. Untuk itu program pascasarjana mulai membangun sistem penjaminan mutu berdasarkan ISO 9001:2008, dan memperoleh sertifikat ISO 9001:2008, sejak tahun 2010 (hingga sekarang).

Adapun berbagai dokumen penjaminan mutu yang dibuat dan dilaksanakan oleh seluruh progam studi di sekolah pascasarjana, adalah:

  • Panduan Mutu
  • Sasaran Mutu
  • Standard Operating Procedure (SOP), yang meliputi:
  1. Prosedur Penanganan Keluhan (PM/Pasca-MR/001-UMS)
  2. Prosedur Pengendalian Layanan Tidak Sesuai (PM/Pasca-MR/002-UMS)
  3. Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PM/Pasca-MR/003-UMS)
  4. Prosedur Pengendalian Dokumen (PM/Pasca-MR/004-UMS)
  5. Prosedur Pengendalian Catatan Mutu (PM/Pasca-MR/005-UMS)
  6. Prosedur Internal Audit (PM/Pasca-MR/006-UMS)
  7. Prosedur Kaji Ulang Manajemen (PM/Pasca-MR/007-UMS)
  8. Prosedur Seleksi  dan Penerimaan Mahasiswa Baru (PM/MH/001-UMS)
  9. Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru (PM/WD-AD/002-UMS)
  10. Prosedur Persiapan Perkuliahan (PM/WD-AD/003-UMS)
  11. Prosedur Perkuliahan (PM/MH/004-UMS)
  12. Prosedur Persiapan dan Pelaksanaan Ujian Tengah Semester (PM/MH/005-UMS)
  13. Prosedur Persiapan dan Pelaksanaan Ujian Akhir Semester (PM/MH/006-UMS)
  14. Prosedur Penyerahan Nilai Ujian (PM/MH/007-UMS)
  15. Prosedur Pengajuan Judul dan Penentuan Pembimbing Tesis (PM/MH/008-UMS)
  16. Prosedur Ijin Penelitian Tesis (PM/ADM-U/010-UMS)
  17. Prosedur Pembimbingan Tesis (PM/MH/011-UMS)
  18. Prosedur Ujian Tesis (PM/MH/012-UMS)
  19. Prosedur Pemakaian Komputer di Laboratorium Komputer (PM/LK/013-UMS)
  20. Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Buku (PM/Perpus/014-UMS)
  21. Prosedur Denda Keterlambatan Pengembalian Buku (PM/Perpus/015-UMS)
  22. Prosedur Interdisciplenary Sharing (PM/MH/016-UMS)
  23. Prosedur Pengendalian Barang Milik Mahasiswa (PM/WD-AD/017-UMS)
  24. Prosedur Pendaftaran dan Pelaksanaan Wisuda (PM/MH/018-UMS)
  25. Prosedur Peninjauan Kurikulum (PM/MH/019-UMS)
  26. Prosedur Review Soal Ujian (PM/MH/020-UMS)
  27. Prosedur Pengukuran Kepuasaan Mahasiswa (PM/KaMP/021-UMS)
  28. Prosedur Rekruitmen (PM/WD-AD/022-UMS)
  29. Prosedur Training karyawan dan Evaluasi Training (PM/WD-AD/023-UMS)
  30. Prosedur Perbaikan dan Perawatan Sarana dan Prasarana (PM/WD-AD/024-UMS)
  31. Prosedur Pengajuan dan Pertanggungjawaban Dana Perkuliahan (PM/WD-AD/025-UMS)

Sejalan dengan itu, Universitas pun kemudian bermaksud untuk menintegrasikan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SMP-PT) yang telah dilaksanakan oleh LJM dengan ISO 9001:2008. Oleh karena itulah, sejak tahun 2011 UMS berupaya membangun sistem penjaminan mutu, untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2008, di unit kerja Lembaga Penjaminan Mutu, Biro Administrasi Akademik, Biro Adminsitrasi Umum, Maintenance, BP-SDM, Perpustakaan dan Fakultas Farmasi (dan sudah tersertifikasi sejak tahun 2012), yang kemudian akan diintegraiskan dengan sistem penjaminan mutu yang ada di LJM.

Pelaksanaan sistem penjaminan mutu

Pelaksanaan sistem penjaminan Mutu di Prodi Maksi, dalam bidang akademik mendasarkan pada panduan mutu ISO 9001:2008.  Dalam hal ini keseluruhan proses akademik yang meliputi (1) Prosedur Seleksi dan Penerimaan Mahasiswa Baru; (2) Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru; (3) Prosedur Persiapan Perkuliahan; (4) Prosedur Perkuliahan; (5) Prosedur Review Soal Ujian; (6) Prosedur Persiapan dan Pelaksanaan Ujian Tengah Semester; (7) Prosedur Persiapan dan Pelaksanaan Ujian Akhir Semester; (8) Prosedur Penyerahan Nilai Ujian; (9) Prosedur Pengajuan Judul dan Penentuan Pembimbing Tesis; (10) Prosedur Pemakaian Komputer di Laboratorium Komputer; (11) Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Buku; (12) Prosedur Denda Keterlambatan Pengembalian Buku; (13)Prosedur Interdisciplenary Sharing; (14) Prosedur Pengendalian Barang Milik Mahasiswa; (15) Prosedur Pendaftaran dan Pelaksanaan Wisuda; (16) Prosedur Peninjauan Kurikulum; (17) Prosedur Pengukuran Kepuasaan Mahasiswa; (18) Pengadaan dan pengelolaan koleksi perpustakaan, telah dituangkan dalam SOP.

Sedangkan untuk pelaksanaan penjaminan mutu bidang penelitian dan pengabdian pada masyarakat, Prodi Maksi mendasarkan pada Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM-PT), yang dibuat oleh Lembaga Penjaminan Mutu-UMS. dalam hal ini keseluruhan proses penelitian dan pengabdian pada masyarakat, yang meliputi: (1) Prosedur Pengusulan Proposal Penelitian; (2) Prosedur Pengusulan Proposal Pengabdian; (3) Prosedur Penilaian Proposal Penelitian Dana Internal UMS; (4) Prosedur Penilaian Proposal Pengabdian Dana Internal UMS; (5) Prosedur Pelaporan Hasil Penelitian dan Publikasi Ilmiah, telah dituangkan dalam SOP.

Untuk meningkatkan kualitas dan kinerja setiap proses belajar mengajar, rekruitmen, dan hasil lulusan serta tata kelola UMS khususnya Prodi Magister Akuntansi UMS, maka Lembaga Penjaminan Mutu UMS (LPM UMS) pada bulan Juni tahun 2015 memperbarui Standar Mutu UMS, meliputi:

a.  Standar Mutu Pendidikan

  1. Standar kompetensi lulusan
  2. Standar isi pembelajaran
  3. Standar proses pembelajaran
  4. Standar penilaian pembelajaran
  5. Standar dosen dan tenaga kependidikan
  6. Standar sarana dan prasarana pembelajaran
  7. Standar pengelolaan pembelajaran
  8. Standar pembiayaan pembelajaran

b. Standar Mutu Penelitian

c. Standar Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat

d. Standar Mutu Kerjasama

e. Standar Mutu Pengelolaan Pusat Studi

Semua unit kerja di Sekolah Pascasarjana, terutama Prodi Maksi UMS telah melaksanakan semua kegiatan di bidang akademik berdasarkan SOP yang telah ditentukan, dan untuk menjamin kepatuhan terhadap SOP-SOP tersebut, setiap 3-6 bulan sekali dilakukan audit internal, dan setiap satu tahun sekali dilakukan audit eksternal. Guna menindaklanjuti setiap temuan dan masalah dalam melaksanakan aktivitas di bidang akademik tersebut, setiap 6 bulan sekali dilakukan rapat untuk mencari berbagai langkah strategis, sehingga semua yang kegiatan dapat berjalan sebagaimana yang telah direncanakan.