Sistem Rekrutmen, Pembinaan, dan Pengembangan

Sistem rekrutmen (termasuk persyaratan akademik dan pengalaman), penempatan, pembinaan, pengembangan dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan untuk menjamin mutu penyelenggaraan program akademik.

A.   Sistem Rekuitmen

Sistem rekrutmen mengacu pada: Surat Keputusan Nomor: 032/KEP/I.3/D/2015 tentang Statuta UMS Tahun 2014-2015 (SK No:032/KEP/I.3/D/2015); Surat Keputusan Senat UMS Nomor: 017/II/2015 tentang Pengesahan Rencana Strategis (Renstra) UMS; Keputusan bersama Ketua BPH dan Rektor UMS Nomor 01/BPH-R/IV/2006 tentang Peraturan Pokok Karyawan UMS; Keputusan bersama Ketua BPH dan Rektor UMS Nomor 03/BPH-R/IV/2006 tentang Peraturan pengangkatan karyawan reguler menjadi karyawan tetap UMS; Keputusan bersama Ketua BPH dan Rektor UMS Nomor 05/BPH-R/VIII/2006 tentang peraturan pengangkatan dosen kontrak dan dosen kontrak tetap, menjadi dosen tetap UMS. SK Rektor UMS No 089/VII/2008 tentang ketentuan studi lanjut bagi karyawan administrasi UMS; Peraturan disiplin karyawan UMS; Standar Operasional Prosedur rekrutmen dosen (PIK-UMS/08 Tahun 2010); Standar Operasional Prosedur rekrutmen karyawan (PIK-UMS/09 Tahun 2010); Deskripsi pejabat di lingkungan UMS Tahun 2006; SK Rektor UMS No 073/IV/2009 tentang ketentuan pengangkatan dosen kontrak UMS; Surat Rektor no 334/A.2-II/SR/IX/2010 tentang rekrutmen dosen kontrak.

Seluruh  kegiatan  rekruitmen  penempatan,  pembinaan,  pengembangan  dan  pemberhentian  dosen  dan  tenaga  kependidikan di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta telah mengacu pada aturan dan standar operasional prosedur yang ada. Sistem rekruitmen dilakukan secara terpusat oleh pihak rektorat UMS, berdasarkan kebutuhan dan kuota. Namun fakultas dan jurusan mempunyai andil yang sangat besar dalam penentuan kualifikasi untuk menjadi dosen Prodi Maksi. Dalam hal ini Prodi Maksi mengusulkan kepada pihak universitas sesuai dengan analisis kebutuhan dosen baru dengan mempertimbangkan rasio dosen dan mahasiswa, formasi/kualifikasi yang diperlukan, pengembangan institusi. Seleksi rekrutmen dosen baru meliputi: administrasi, akademik, agama (ke-Islaman dan ke-Muhammadiyahan), psikotes, dan bahasa asing.

Persyaratan untuk tenaga pengajar berkualifikasi S-3, mempunyai kemampuan mengajar, dan bagi yang sudah bergelar Profesor maksimal berumur 55 tahun. Penentuan dosen baru yang diterima dilakukan melalui rapat pleno yang melibatkan tim penyeleksi dengan mempertimbangkan semua hasil seleksi.

Adapun proses rekuitmen dosen baru, melalui tahapan sebagai berikut:

  1. Prodi Maksi melakukan analisis kebutuhan dosen baru, dengan memperhatikan rasio dosen dan mahasiswa, formasi/ kualifikasi yang diperlukan, serta pengembangan institusi.
  2. Kaprodi Maksi mengirimkan surat pemohonan pengangkatan dosen baru kepada Wakil Rektor I, dilampiri dengan hasil analisis kebutuhan dosen baru, termasuk jumlah dosen baru yang diperlukan.
  3. Wakil Rektor I mendisposisikan surat permohonan pengangkatan dosen baru kepada BP-SDM/Personalia.
  4. BP-SDM/Personalia berkoordinasi dengan Prodi Maksi dan unit-unit yang terlibat dalam proses seleksi meliputi BPH/LPID, BKPP, dan LC.
  5. BP-SDM/Personalia mengumumkan adanya rekrutmen dosen baru mellaui website UMS.
  6. BP-SDM melakukan proses seleksi administrasi meliputi kesesuaian dengan persyaratan dan kelengkapan dokumen.
  7. BP-SDM/Personalia mengumumkan daftar nama pendaftar yang lolos seleksi administrasi melalui telepon dan website UMS.
  8. Surat pengumuman yang dikirim ke pendaftar yang lolos seleksi administrasi sekaligus sebagai undangan untuk mengikuti seleksi berikutnya sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
  9. Tembusan surat pengumuman ditujukan kepada unit-unit penyeleksi berikutnya, yaitu: prodi/fakultas, BKPP, BPH/LPID, dan LC.
  10. Pada hari I proses seleksi, prodi melakukan seleksi akademik, meliputi tes tertulis dan wawancara.
  11. Pada hari II proses seleksi, BKPP melakukan seleksi tes psikotes; kemudian BPH/LPID melakukan seleksi tes agama (ke-Islaman dan ke-Muhammadiyahan).
  12. Tes psikotes meliputi tes tertulis, sementara tes agama meliputi tes tertulis dan wawancara.
  13. Pada hari III proses seleksi, LC melakukan seleksi tes Bahasa Inggris.
  14. BP-SDM/Personalia, prodi, BKPP, BPH/LPID, dan LC melakukan rapat pleno untuk menentukan dosen baru yang diterima.
  15. BP-SDM/Personalia mengumumkan daftar nama dosen baru yang diterima melalui telepon dan website UMS.
  16. BP-SDM/Personalia mengirimkan surat permohonan pengangkatan dosen kontrak kepada Rektor.
  17. Rektor membuat Surat Keputusan (SK) pengangkatan dosen.

Sedangkan proses rekruitmen untuk tenaga kependidikan melalui tahapan sebagai berikut:

  1. Prodi Maksi melakukan analisis tenaga kependidikan yang meliputi: beban tugas tenaga kependidikan yang sudah ada, formasi/ kualifikasi yang diperlukan, pengembangan institusi.
  2. Ketua Prodi Maksi mengirimkan surat pemohonan pengangkatan karyawan baru kepada Wakil Rektor II, yang dilampiri dengan hasil analisis kebutuhan karyawan baru, termasuk jumlah tenaga kependidikan yang diperlukan.
  3. Wakil Rektor II mendisposisikan surat permohonan pengangkatan karyawan baru kepada BP-SDM/ Personalia.
  4. BP-SDM/Personalia berkoordinasi dengan Prodi Maksi dan unit-unit yang terlibat dalam proses seleksi meliputi BPH/LPID dan BKPP.
  5. BP-SDM/Personalia mengumumkan adanya rekrutmen karyawan baru melalui website UMS.
  6. BP-SDM/Personalia melakukan seleksi administrasi, yang meliputi : kesesuaian dengan persyaratan dan kelengkapan dokumen.
  7. BP-SDM/Personalia mengumumkan daftar nama pendaftar yang lolos seleksi administrasi melalui telepon dan website UMS.
  8. Surat pengumuman yang dikirim ke pendaftar yang lolos seleksi administrasi sekaligus sebagai undangan untuk mengikuti seleksi berikutnya sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
  9. Pada hari I proses seleksi, prodi melakukan seleksi keahlian; kemudian BPH/LPID melakukan seleksi tes agama (ke-Islaman dan ke-Muhammadiyahan).  Seleksi keahlian meliputi tes wawancara, sementara tes agama meliputi tes tertulis dan wawancara.
  10. Pada hari II proses seleksi, BKPP melakukan seleksi tes psikotes
  11. BP-SDM/Personalia, Prodi Maksi, BPH/LPID, dan BKPP melakukan rapat pleno untuk menentukan tenaga kependidikan yang diterima.
  12. BP-SDM/Personalia mengumumkan daftar nama tenaga kependidikan yang diterima melalui telepon dan website UMS
  13. BP-SDM/Personalia mengirimkan surat permohonan pengangkatan karyawan kontrak kepada Rektor.
  14. Rektor membuat Surat Keputusan (SK) pengangkatan tenaga kependidikan.

B.   Pembinaan dan Pengembangan

Dosen yang telah dinyatakan diterima, diberikan tugas sesuai Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu melakukan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Pembinaan terhadap dosen yang baru direkrut dilakukan untuk meningkatkan dan mempersiapkan mereka untuk melakukan tugasnya. Dalam bidang pengajaran mereka dibina untuk bisa menyusun bahan ajar dengan baik. Selain itu, untuk meningkatkan kemampuan berbahasa asing, mereka juga diberikan fasilitas kursus bahasa Inggris.

Tugas pengajaran dilakukan dengan mempertimbangkan beban kerja masing-masing dosen. Penunjukkan dosen pengampu mata kuliah diawali dengan dikirimkannya kesediaan mengajar pada masing-masing dosen. Dengan adanya surat kesediaan mengajar, Ketua Program studi akan mengetahui minat dan spesialiasi dosen sehingga akan meningkatkan kualitas pembelajaran.  Selain  tugas  pengajaran,  bagi  dosen  yang  telah  memenuhi  syarat  kepangkatan akan  diberikan  tugas  untuk pembimbingan penulisan tesis dan juga sebagai dosen penguji dalam ujian tesis.

Sebagai  upaya  untuk  meningkatkan  aktivitas  penelitian  dan  pengabdian  kepada  masyarakat,  setiap  tahun  universitas dan fakultas memberikan bantuan berupa hibah penelitian dan pengabdian. Prosedur pemberian hibah tersebut diawali dengan pengajuan proposal oleh dosen. Selanjutnya  proposal  yang  masuk  akan  direview  oleh  pihak  yang  berkompeten  untuk memutuskan proposal yang layak untuk diberikan hibah.

Dalam  rangka  pembinaan  dan  pengembangan  dosen  terutama  untuk  meningkatkan  pengetahuannya,  Program Studi memberikan kesempatan seluas-luasnya bagi dosen untuk mengikuti berbagai seminar dan pelatihan. Upaya penjaminan kesejahteraan dosen juga menjadi perhatian program studi.  Selain memberikan fasilitas kepada  dosen  yang  mengikuti  seminar  atau pelatihan, juga memberikan honorarium untuk kegiatan membimbing dan menguji tesis, serta mendorong dosen-dosen yang mengajar yang belum tersertifikasi untuk segera mengurus sertifikasi dosen. Dengan  diberikannya  berbagai  insentif  dan  penghargaan  serta  tunjangan  sertifikasi  dosen,  telah  mampu meningkatkan kesejahteraan dari semua dosen.

Peningkatan kualitas dosen dalam rangka menunjang proses belajar mengajar juga dilakukan dengan menugaskan dosen untuk studi lanjut atau mengikuti short course. Ketentuan umum yang berlaku untuk kegiatan pengiriman dosen untuk mengikuti studi lanjut atau short course adalah sebagai berikut:

  1. Standar ketentuan umum yang ada di matrik kompetensi menjadi acuan umum dalam proses pengiriman dosen.
  2. Pengiriman dosen mengikuti studi lanjut dan atau short-course dilakukan bertahap setiap semester atau setiap ada event berlangsung dalam satu tahun akademik oleh tim yang terdiri atas BP-SDM, Personalia, dan LJM, atau yang ditunjuk.
  3. Proses pemantauan dan evaluasi pengiriman dosen mengikuti studi lanjut dan atau short-course melibatkan metode kuantitatif dan kualitatif oleh tim.
  4. Hasil pemantauan dan evaluasi pengiriman dosen harus dilaporkan secara terbuka, objektif, dan akuntabel kepada pihak terkait dan pimpinan universitas dalam bentuk progress-report.
  5. Tindak lanjut hasil pemantauan dan evaluasi dilaksanakan paling lambat satu semester  pada tahun akademik yang sama atau berikutnya.

Prosedur yang harus dipenuhi untuk kegiatan pengiriman dosen, untuk mengikuti studi lanjut atau short course adalah sebagai berikut:

  1. BP-SDM dengan Personalia dan LJM membentuk tim untuk melakukan aktivitas pengiriman dosen mengikuti studi lanjut dan atau short-course.
  2. BP-SDM mengirimkan ajuan susunan Tim kepada WR bidang dua (atas nama Rektor) untuk disahkan.
  3. Tim mengadakan koordinasi untuk menyamakan persepsi sebelum melakukan identifikasi, seleksi, dan pengiriman dosen mengikuti kegiatan studi lanjut dan atau short-course.
  4. Tahap awal tim melakukan identifikasi prasyarat yang dibutuhkan bagi dosen untuk mengikuti kegiatan.
  5. Tahap berikutnya tim mengundang dosen-dosen di lingkungan UMS untuk ikut berpartisipasi mengikuti seleksi.
  6. Selanjutnya tim mengadakan seleksi bagi dosen yang berminat menjadi peserta meliputi psikotes dan wawancara, serta melaporkan hasilnya pada BP-SDM.
  7. BP-SDM melaporkan hasil seleksi kepada atasan langsung dan pihak terkait,serta melakukan pemberkasan dokumen terkait.
  8. BP-SDM memberangkatkan peserta atau dosen yang terpilih untuk mengikuti aktivitas studi lanjut dan atau short-course.
  9. Peserta menginformasikan dan melaporkan kemajuan kegiatan kepada BP-SDM untuk ditindaklanjuti dengan laporan kepada atasan dan pihak terkait.

Sistem penempatan tenaga kependidikan diawali dengan SOP tentang prosedur pemetaan dan penempatan karyawan, dengan tujuan agar tercapai kesesuaian antara pekerjaan dan personel yang melakukan. Kegiatan pemetaan dilakukan sebagai upaya untuk memantau dan memaksimalkan potensi karyawan dalam suatu pekerjaan atau tugas tertentu secara sistematis berdasar atas standar ilmiah dalam jangka waktu tertentu, sedangkan kegiatan penempatan dilakukan untuk mendistribusikan karyawan pada tugas atau pekerjaan tertentu baik  dalam satu level maupun level yang berbeda.

Ketentuan umum dalam melakukan pemetaan dan penempatan ini adalah sebagai berikut:

  1. Standar ketentuan umum yang ada di matrik kompetensi menjadi acuan umum dalam proses pemetaan dan penempatan.
  2. Pemetaan dan penempatan dilakukan setiap satu tahun sekali secara bertahap dan bergiliran pada posisi yang berbeda oleh tim yang terdiri atas BP-SDM, Personalia, dan LJM (Lembaga Penjaminan Mutu), atau yang ditunjuk.
  3. Hasil pemetaan dan penempatan harus dievaluasi dan dilaporkan secara terbuka, objektif, dan akuntabel kepada pihak terkait dan pimpinan universitas.
  4. Tindak lanjut pemetaan dan penempatan dilaksanakan paling lambat 3 bulan berikutnya.

Adapun proses pemetaan dan penempatan tersebut adalah sebagai berikut :

  1. BP-SDM dengan unit terkait (Personalia dan LJM) membentuk tim untuk melakukan aktivitas pemetaan dan penempatan karyawan.
  2. BP-SDM mengirimkan ajuan tim pemetaan dan penempatan karyawan kepada WR bidang dua (atas nama Rektor) untuk disahkan.
  3. Tim pemetaan dan penempatan mengadakan koordinasi untuk menyamakan persepsi sebelum melakukan aktivitas.
  4. Tahap awal tim melakukan identifikasi terhadap personel dalam suatu posisi jabatan tertentu dan mengevaluasi kinerja yang dilakukan terkait dengan masa kerja karyawan.
  5. Tahap berikutnya tim pemetaan dan penempatan mengumpulkan hasil kajian awal (identifikasi) untuk ditindaklanjuti dengan proses asesmen.
  6. Tim berkoordinasi untuk melakukan proses asesmen.
  7. BP-SDM mengundang karyawan yang akan dipetakan untuk mengikuti proses asesmen meliputi wawancara, psikotes, dan FGD.
  8. Tim melakukan proses asesmen dan melaporkan hasil pada Biro PSDM.
  9. BP-SDM memplenokan hasil asesmen dengan stakeholders terkait dan melaporkan hasil kepada pimpinan Universitas.
  10. Pimpinan memberikan SK baru pada karyawan terkait.

Selain dosen, tenaga pendidikan di Sekolah Pascasarjana juga diberikan kesempatan untuk mengikuti studi lanjut atau short course. Sedangkan ketentuan umum yang berlaku untuk kegiatan pengiriman tenaga kependidikan untuk mengikuti studi lanjut atau short course adalah sebagai berikut:

  1. Standar ketentuan umum yang ada di matrik kompetensi menjadi acuan umum dalam proses pengiriman karyawan.
  2. Pengiriman karyawan mengikuti studi lanjut dan atau short-course dilakukan bertahap setiap semester atau setiap ada event berlangsung dalam satu tahun akademik oleh tim yang terdiri atas BP-SDM, Personalia, dan LJM, atau yang ditunjuk.
  3. Proses pemantauan dan evaluasi pengiriman karyawan mengikuti studi lanjut dan atau short-course melibatkan metode kuantitatif dan kualitatif oleh tim.
  4. Hasil pemantauan dan evaluasi pengiriman karyawan harus dilaporkan secara terbuka, objektif, dan akuntabel kepada pihak terkait dan pimpinan universitas dalam bentuk progres-report.
  5. Tindak lanjut hasil pemantauan dan evaluasi dilaksanakan paling lambat satu semester  pada tahun akademik yang sama atau berikutnya.

Prosedur yang harus dipenuhi untuk kegiatan pengiriman tenaga kependidikan, untuk mengikuti studi lanjut atau short course adalah sebagai berikut:

  1. BP-SDM dengan unit terkait (Personalia dan LJM) membentuk tim untuk melakukan aktivitas pengiriman karyawan mengikuti studi lanjut dan atau short-course.
  2. BP-SDM mengirimkan ajuan susunan Tim kepada WR bidang dua (atas nama Rektor) untuk disahkan.
  3. Tim mengadakan koordinasi untuk menyamakan persepsi sebelum melakukan identifikasi, seleksi, dan pengiriman karyawan mengikuti kegiatan studi lanjut dan atau short-course.
  4. Tahap awal tim melakukan identifikasi prasyarat yang dibutuhkan bagi karyawan untuk mengikuti kegiatan.
  5. Tahap berikutnya tim mengundang karyawan-karyawan di lingkungan UMS untuk ikut berpartisipasi mengikuti seleksi.
  6. Selanjutnya  tim mengadakan seleksi bagi karyawan yang berminat menjadi peserta meliputi psikotes dan wawancara, serta melaporkan hasilnya pada BP-SDM.
  7. BP-SDM melaporkan hasil seleksi kepada atasan langsung dan pihak terkait, serta melakukan pemberkasan dokumen terkait.
  8. BP-SDM memberangkatkan peserta atau karyawan yang terpilih untuk mengikuti aktivitas studi lanjut dan atau short-course.
  9. Peserta menginformasikan dan melaporkan kemajuan kegiatan kepada BP-SDM untuk ditindaklanjuti dengan laporan kepada atasan dan pihak terkait.